دليلك الكامل للحصول على أفضل مساحة عمل مستقل

ساهم مفهوم العمل عن بعد ومنصات الخدمات المستقلة التي تنمو بشكل ملحوظ في تسهيل العمل الحر في الآونة الأخيرة. وجود المساحة المكتبية الملائمة أمر لا بد منه لارتباطه بمستوى الإنتاجية والرضا الوظيفي بشكل عام. ويتصف مكان العمل المثالي بالمساحة الكافية والتصميم المناسب لمتطلبات عملك المحددة.

والخيارات المتاحة للعمل المستقل كثيرة مثل العمل من المنزل أو ضمن مكتب تقليدي أو في مساحات العمل المرنة كالمساحات المشتركة والمكاتب الافتراضية والمكاتب المجهزة.

فلنتعرف على أساسيات مساحة العمل المستقل...

فهم احتياجات العمل المستقل

يتمتع المستقلون الذين يعملون لحسابهم الخاص بمرونة كبيرة إلا أنهم يحتاجون بعض الأساسيات مثل مساحة العمل الخاصة والتكنولوجيا وتصميم المكتب المناسب إضافة إلى مكان لمقابلة العملاء. أياً كان تخصصك، يجب أن تحظى بمساحة عمل خاصة تحفز إنتاجيتك وتتيح لك الانفصال عن محيطك للتركيز على عملك.

مقارنة المكتب المنزلي بالمساحة المكتبية الخاصة

هناك العديد من الاختلافات بين المكتب المنزلي والمساحة المكتبية المخصصة.

بشكل عام، الفائدة من كلا المكتبين واحدة لكن المكتب المنزلي مساحة مخصصة ضمن المنازل تستخدم بشكل أساسي للعمل وقد تكون هذه المساحة في أي غرفة مثل غرفة النوم أو المطبخ حيث يتم تهيئة هذه المساحة للعمل فيها.

فيما تكون المساحة المكتبية الخاصة غرفة مستقلة تماماً صممت خصيصاً للعمل فيها ضمن شركة وفي أغلب الأحيان يقع اختيار المستقليين على المكتب المنزلي لكونه أكثر الخيارين راحة.

فلنلقِ نظرة على بعض الاختلافات الأخرى:

• حجم المكتب وتصميمه: عادةً ما تكون مساحة المكتب المخصصة أكبر حيث يمكن تخزين بعض الأشياء في الخزائن وحضور بعض الاجتماعات في ركن مخصص كما يمكن العمل في أماكن متعددة لكن المكتب المنزلي بالطبع أصغر مساحة وأقل اتساعاً.

• تشتيت الانتباه: يختلف هذا الأمر من شخص لأخر لكن عادة ما يعتبر المنزل أكبر مصدر لتشتيت الانتباه وتشمل الأسباب العائلة و الحيوانات الأليفة والأعمال المنزلية وغيرها الكثير من الأشياء التي تضعف القدرة على التركيز في العمل. 

• التنقل: لا يحتاج المستقل الذي يعمل في منزله إلى استخدام وسائل النقل على عكس حلول العمل الأخرى مثل مساحات العمل المشتركة والمكاتب المجهزة. 

• التجهيزات والمعدات الاحترافية: يقع على عاتق المستقل تجهيز المكتب المنزلي بما يلزمه من تكنولوجيا وأجهزة فيما تتوفر هذه الخدمات في مساحات العمل المشتركة والمساحة المكتبية الخاصة مع شبكة إنترنت عالية السرعة وأجهزة متطورة وكل ما يلزم لعقد الاجتماعات والمؤتمرات.

اختيار مساحة العمل الأمثل

 يحظى المستقلون بعدد كبير من الخيارات المتاحة بفضل استقلالية دخلهم مقارنة بالموظفين الملتزمين بدوام مكتبي كامل. إن كنت لا تعمل ضمن شركة فاختيار مساحة العمل مرتبط بطبيعة عملك الخاص فقط.

مساحات العمل المشتركة

مساحات مرنة يعمل فيها العديد من الشركات الصغيرة والشركات المتوسطة إضافة إلى أشخاص يعملون لحسابهم الخاص بعد أن يقوم كل منهم بتسجيل عضويته.

وتتوفر فيها العديد من المرافق الأساسية مثل غرف الاجتماعات وغرف مجالس الإدارة وقسم الاستقبال الذي تستقبل فيه موظفات الاستقبال جميع مكالماتك. ويمكنك تسجيل عملك بشكل قانوني مستخدماً عنوان وموقع المساحات المشتركة.

ولا بد من فهم نوع البيئة التي يحتاجها عملك، على سبيل المثال يميل الأشخاص الذين يعملون في المجالين الإبداعي والتقني إلى أماكن العمل الهادئة فيما يفضل بعض المحاسبين بيئة عمل أكثر حيوية.

وتنتشر بعض مساحات العمل المشتركة في مدن مختلفة مما يتيح لك التمتع بالعمل في مواقع مختلفة من وقت إلى آخر ويعتمد ذلك على نوعية عضويتك، لذلك استفسر عن إمكانية العمل في مدن ومواقع مختلفة قبل التسجيل في مساحات العمل المشتركة.

المكاتب المجهزة

يمكنك إيجاد هذا النوع من المكاتب في بعض الشركات التي تقدم خدمة المساحات المشتركة. وتتميز المكاتب المجهزة عن المساحة المشتركة بكونها جناح خاص ومؤثث بشكل كامل بكل ما يلزم من طاولات مكتبية وكراسي وخزانات وغيرها من الأجهزة وقطع الأثاث.

ومن أهم مزايا المكتب المجهز تكلفته المنخفضة وإمكانية استئجاره لفترات قصيرة وتشبه هذه المكاتب في استقلاليتها طبيعة الاشخاص الذين يفضلون العمل الحر باستقلالية تامة.

قد يكون المكتب المجهز مكلفاً بعض الشيء لكنه أفضل الحلول المكتبية للمستقليين الذين يبحثون عن خصوصية المكان والاحترافية في العمل.

المكاتب الافتراضية

لا يجد معظم المستقلين قيمة مضافة في استئجار مساحات للعمل أو استخدام وسائل النقل للوصول إليها. في هذه الحالة، تعد المكاتب الافتراضية الحل الأمثل من ناحية الاحترافية والإنتاجية في العمل والتكلفة المنخفضة مع الاسمتاع بمرونة العمل عن بعد.

ويستطيع الأشخاص الذين يفضلون العمل الحر الاستفادة من بعض ميزات المكتب الفعلي بمجرد حصولهم على مكتب افتراضي. إليك بعض هذه الميزات:

العنوان: اختر موقع مكتبك الافتراضي، يمكن أن يكون في نفس المدينة التي تقيم فيها أو في مدينة أو بلد آخر. اختيارك للعنوان المناسب يعتمد على احتياجات عملك المستقل والمدينة التي تتلقى منها معظم المشاريع. ويمكنك تسجيل عنوان مكتبك الافتراضي بشكل قانوني واستخدامه في جميع التزاماتك القانونية مستقبلاً بصفتك موظفاً مستقلاً. إضافة إلى ذلك، يعد عنوان العمل مفيداً لأغراض تسويق عملك وإثبات مصداقيتك.

إعادة توجيه الطرود البريدية: بإمكانك استلام الطرود المرسلة إلى عنوانك الافتراضي شخصياً أو يمكن ببساطة إرساله إلى العنوان الذي تختاره. بذلك، ستضمن استمرارية عملك واستلام جميع الطرود في أقرب وقت ممكن.

استقبال المكالمات والدعم الافتراضي: من المرجح أنك تعمل بمفردك مما يفرض عليك العيد من المهام الإضافية التي لا تدر دخلاً. تهدر المهام الإدارية الإضافية والرد على المكالمات الكثير من الوقت خلال أسبوع العمل في حين يمكنك استثمار هذا الوقت في البحث عن فرص عمل جديدة أو إتمام بعض المشاريع المعلقة.

تشمل خدمة المكتب الافتراضي ميزة الرد على المكالمات حيث تقوم موظفة الاستقبال بالرد على مكالماتك بالطريقة التي تفضلها. كما يمكن أن يقدم بعض الموظفين دعماً افتراضياً لمساعدتك على إنهاء بعض المهام الإدارية وفقاً لتعليماتك لكسب بعض الوقت.

وتتميز المكاتب الافتراضية بمرونتها ووجود غرف اجتماعات يمكنك استعمالها لعقد بعض اجتماعاتك بسلاسة تامة في عنوان المكتب الفعلي.

تصميم المكتب الداخلي

يرتبط المزاج الجيد ومستوى إنتاجية العمل بتصميم المكتب ارتباطاً وثيقاً. فإن كانت مساحة العمل فوضوية ستشعر بالتشتت وسيقل مستوى تحفيزك بسرعة. لا بد من وجود إضاءة مخفية وشاشتين على الأقل ضمن مساحة كافية لإنجاز العمل المستقل.

التصميم الجيد أمر أساسي لأن المساحة المكتبية المريحة تحفز الموظفين على الذهاب إلى العمل بكامل طاقتهم وحيوتهم وهذا لا ينطبق على الموظفين التقليدين فحسب بل يحتاج المستقلون إلى تصميم حيوي ومريح يضم الأساسيات التالية:

• الإضاءة الطبيعية: لا يمكن إنكار جمالية الأضواء الخافتة لكن لا شيء يضاهي ضوء الشمس الطبيعي في مساحة العمل.

• مساحات التخزين: تأكد من وجود مساحة تخزين كافية سواء كانت خزن صغيرة او خزانات كبيرة لحفظ الملفات والمجلدات.

• الألوان المستخدمة: لا توجد ألوان محددة عليك استعمالها في المساحة المكتبية لكن يجب أن تضفي الألوان جواً حيوياً وتحفيزياً

• الصوت: غالباً ما يكون العزل الصوتي أحد أكبر التحديات في التصميم الداخلي للمكاتب. يجب استخدام مواد عازلة للصوت لتقليل الضوضاء وخلق بيئة هادئة تسمح بالتركيز على العمل.

• النباتات: تضفي النباتات الصغيرة في المكاتب لمسة حيوية رائعة فوجود نباتات خضراء يخفف من التوتر ويساعد بصرك على خلق توازن بين ألوان الشاشات وخضرة الطبيعة.

تحتاج بيئة العمل المنتجة إلى عاملين مهمين: اختيار مساحة عمل مرنة تناسب احتياجات العمل المستقل إضافة إلى تصميم داخلي عالي الجودة. قد تكون المساحات المشتركة خياراً جياًد للأشخاص الذين يفضلون التواجد في مساحة فعلية فيما تعد المكاتب المجهزة خيار يميل إليه الأشخاص الذين يحتاجون إلى مساحة مستقلة دائمة وقد يفضل البعض العمل عن بعد باستخدام مكتب افتراضي يشمل جميع الميزات المذكورة.